Quels documents faut-il pour faire un pré-état daté ?

D'autres pièces devront ensuite être transmises au notaire ou au professionnel chargé de préparer l'avant-contrat. Elles ne servent pas nécessairement à remplir le formulaire, mais elles font partie du dossier d'information remis à l'acquéreur.

Les documents à préparer en priorité

Le dernier appel de fonds

L'appel de fonds présente les sommes récemment demandées par le syndic. Il permet généralement d'identifier :

• les provisions du budget prévisionnel ;
• les dépenses exceptionnelles ou travaux appelés en dehors du budget ;
• la cotisation au fonds de travaux ;
• les quotes-parts sur avances de trésorerie ou fonds travaux ;
• les numéros des lots concernés ainsi que leurs tantièmes respectifs.

Utilisez de préférence l'appel de fonds le plus récent. Vérifiez qu'il concerne bien les lots vendus, en particulier si l'appartement est vendu avec une cave, un parking ou un garage.

Les décomptes annuels de charges

Les informations financières à remettre à l'acquéreur portent notamment sur les charges payées par le vendeur au cours des deux exercices comptables précédant la vente. Préparez donc, lorsqu'ils sont disponibles, les décomptes individuels ou bilans annuels de charges correspondant aux deux derniers exercices approuvés.

Ces documents permettent de distinguer :

• les charges courantes prévues au budget ;
• les dépenses réalisées hors budget prévisionnel ;
• les montants imputés à vos différents lots ;
• les régularisations intervenues après l'approbation des comptes.

Le décompte annuel ne doit pas être confondu avec un appel de fonds. L'appel de fonds indique les provisions à verser au cours de l'exercice, tandis que le décompte annuel présente, après l'approbation des comptes, les charges réellement imputées à vos lots. Il fait apparaître la régularisation entre les provisions déjà versées et votre quote-part définitive de charges : créditrice si vous avez versé davantage de provisions que le montant des charges arrêtées, débitrice dans le cas inverse.

Les annexes comptables du dernier exercice approuvé

Les annexes comptables présentent la situation financière de l'ensemble de la copropriété. Elles servent notamment à rechercher :

• le montant global des impayés de charges ;
• les créances du syndicat des copropriétaires ;
• les dettes envers les fournisseurs ;
• les avances et réserves ;
• les informations comptables relatives au fonds de travaux.

Utilisez les annexes du dernier exercice effectivement approuvé par l'assemblée générale. Des comptes simplement joints à une convocation ou soumis au vote restent provisoires. Pour vérifier l'approbation, consultez le procès-verbal de l'assemblée générale : vous devez y retrouver une résolution indiquant que les copropriétaires ont approuvé les comptes de l'exercice concerné.

Où trouver ces documents ?

Commencez par consulter l'extranet de votre syndic. Les fichiers se trouvent généralement dans des rubriques intitulées :

• « Mes appels de fonds » ;
• « Mon compte copropriétaire » ;
• « Mes décomptes de charges » ;
• « Comptabilité de la copropriété » ;
• « Assemblées générales » ;
• « Documents de l'immeuble ».

La présentation varie selon les syndics. Un même document peut porter un nom différent : « décompte annuel », « répartition individuelle », « relevé de dépenses » ou « régularisation de charges ».

Si une pièce n'apparaît pas sur votre extranet, vérifiez les documents reçus par courrier ou par e-mail lors de la dernière assemblée générale. Vous pouvez également la demander directement au syndic. PréÉtat Direct ne contacte pas votre syndic et ne récupère aucun document à votre place.

Comment vérifier que vous avez les bons documents ?

Avant de commencer le formulaire, contrôlez quatre points :

1. Les documents mentionnent la bonne copropriété.
2. Tous les lots vendus sont identifiés.
3. Les exercices comptables utilisés correspondent aux périodes demandées.
4. Les comptes ont bien été approuvés par l'assemblée générale.

Si vous vendez un appartement avec une cave et un parking, vérifiez que les trois numéros de lots apparaissent dans votre dossier. Si les biens dépendent de copropriétés différentes, il faudra préparer un dossier distinct pour chacune d'elles.

Que faire si un document manque ?

Ne remplacez pas une information absente par un montant estimé ou par 0 €.

Commencez par rechercher la donnée dans les autres documents disponibles. Certaines informations peuvent apparaître à la fois dans l'appel de fonds, le décompte annuel ou les annexes comptables, sous des intitulés différents.

Si le montant reste introuvable :

• demandez le document manquant au syndic ;
• indiquez que l'information n'est pas disponible lorsque le formulaire le permet ;
• signalez la difficulté au notaire ou à l'agent immobilier si elle risque de retarder l'avant-contrat.

Une information indisponible et un montant égal à 0 € ne signifient pas la même chose. Saisissez 0 € uniquement lorsque vos documents permettent de confirmer que le montant est réellement nul.

Les documents à transmettre avec l'avant-contrat

Le pré-état daté rassemble les informations financières, mais il ne remplace pas les autres pièces de copropriété remises à l'acquéreur. Selon la situation de l'immeuble et des lots vendus, le dossier comprend notamment les documents suivants.

La fiche synthétique de la copropriété

Elle présente les principales caractéristiques juridiques, techniques et financières de la copropriété.

Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division

Ces documents définissent l'organisation de l'immeuble, les parties privatives et communes, les numéros de lots ainsi que les règles de répartition des charges. Les modificatifs publiés doivent également être transmis lorsqu'ils concernent la copropriété ou les lots vendus.

Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales

Ils permettent à l'acquéreur de connaître les décisions récentes : travaux votés, budgets, procédures, changements de syndic ou projets concernant l'immeuble.

Le carnet d'entretien de l'immeuble

Il rassemble des informations sur les contrats d'entretien, les travaux importants et le suivi technique de la copropriété.

Les conclusions du diagnostic technique global, s'il existe

Elles doivent être remises lorsqu'un diagnostic technique global a été réalisé et que ses conclusions sont disponibles.

Le plan pluriannuel de travaux ou son projet, s'il existe

Lorsque la copropriété est concernée, il faut transmettre le plan pluriannuel de travaux adopté. En l'absence de plan adopté, le projet doit être communiqué lorsqu'il a été élaboré.

Les diagnostics des parties communes

La liste des pièces complémentaires varie selon les caractéristiques de chaque copropriété, notamment son année de construction, ses équipements collectifs et sa localisation.

Le dossier peut ainsi comprendre le constat de risque d'exposition au plomb des parties communes pour les immeubles construits avant le 1er janvier 1949, le dossier technique amiante lorsque le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997, ou encore le dernier rapport de contrôle technique quinquennal si l'immeuble possède un ascenseur. Selon le secteur, un diagnostic termites ou un état parasitaire, un contrôle de l'installation d'assainissement ou une information relative aux obligations légales de débroussaillement peuvent également être requis.

Cette liste n'est pas exhaustive : le notaire ou le professionnel chargé de la vente doit confirmer les pièces applicables à l'immeuble et à la situation du bien.

Référence juridique : article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation.

Certaines ventes bénéficient-elles d'une liste de documents allégée ?

Oui. Des exceptions sont prévues, notamment lorsque l'acquéreur possède déjà un lot dans la même copropriété ou lorsque la vente porte uniquement sur un lot annexe, comme une cave, un garage ou un emplacement de stationnement.

Ces situations ne dispensent pas nécessairement de transmettre toutes les informations financières. Demandez au notaire de confirmer la liste exacte des pièces correspondant à votre vente.

Pourquoi préparer ces pièces avant le compromis ?

Un dossier incomplet peut retarder la signature et le point de départ du délai de rétractation de l'acquéreur. Lorsque les documents et informations exigés ne sont pas remis au plus tard lors de la signature de la promesse, le délai de rétractation ne commence à courir qu'à compter du lendemain de leur communication.

Préparer les pièces suffisamment tôt permet au notaire ou à l'agent immobilier de vérifier le dossier avant la date prévue pour la signature. Vous pouvez aussi consulter le détail du parcours avant de commencer.

Références juridiques : articles L. 721-2 et L. 721-3 du Code de la construction et de l'habitation.