Lire un appel de fonds et un décompte de charges sans être comptable

Pour préparer un pré-état daté, vous n'avez pas besoin de comprendre toute la comptabilité de votre copropriété. Vous avez besoin de reconnaître, dans deux ou trois documents, les quelques montants qui sont attendus. Voici comment les identifier.

L'appel de fonds : ce que vous devez payer

L'appel de fonds est le document que votre syndic vous adresse en début de période (souvent chaque trimestre) pour vous demander votre part du budget prévisionnel. On y trouve :

• la période appelée et la date d'exigibilité,
• vos tantièmes et la clé de répartition utilisée pour chaque poste,
• le montant de la provision sur charges courantes,
• le cas échéant, la cotisation au fonds de travaux,
• parfois un appel exceptionnel relatif à des travaux votés en assemblée générale.

Le décompte annuel de charges : ce que vous avez réellement supporté

Le décompte individuel (ou bilan annuel de charges) présente, pour un exercice donné, les dépenses imputées à vos lots. Deux blocs sont à distinguer, car le pré-état daté les traite séparément :

• les charges du budget prévisionnel : l'entretien courant, les honoraires du syndic, les contrats, les consommations ;
• les charges hors budget prévisionnel : les travaux et opérations exceptionnels votés en assemblée générale, qui font l'objet d'appels distincts.

Votre solde de compte copropriétaire

Le relevé individuel de compte indique si vous êtes débiteur (vous devez de l'argent au syndicat) ou créditeur (le syndicat vous doit un trop-versé). Attention à ne pas confondre ce solde personnel avec les impayés de la copropriété, qui correspondent aux sommes non réglées par l'ensemble des copropriétaires : ce sont deux informations distinctes du pré-état daté.

Les annexes comptables du dernier exercice approuvé

Annexées au procès-verbal d'assemblée générale qui approuve les comptes, elles donnent la vision d'ensemble de la copropriété : créances, impayés, dettes envers les fournisseurs, fonds de travaux. Ce sont ces documents qui alimentent les rubriques « état global de la copropriété » et « fonds de travaux ».

Si une information reste introuvable après vérification, demandez-la à votre syndic plutôt que d'inscrire une valeur approximative : le pré-état daté est transmis à l'acquéreur et doit refléter la réalité de votre situation.